مشاهده سامانه خدمات الکترونیکی
واحد الکترونیکی بزرگترین دانشگاه برخط (آنلاین) در کشور بوده و توانسته است با ارائه خدمات آموزشی به صورت برخط به قشر وسیعی از دانشجویان، تحولی عظیم در حوزه آموزش ایجاد کند. به منظور تسهیل فرایند آموزش، جلوگیری از اتلاف زمان، صرفه جویی در هزینه‌ها، حذف بروکراسی‌های وقت گیر و حفظ محیط زیست، این دانشگاه اقدام به راه اندازی سامانه خدمات الکترونیکی با هدف دسترسی دانشجویان به اطلاعات و خدمات مربوط به حیطه آموزشی، پژوهشی، مالی، اداری و رفاهی کرده است.
این سامانه از سامانه‌ها و قسمتهای مختلفی تشکیل شده که هرکدام، بخشی از نیازهای دانشجویان و حتی استادان این واحد الکترونیکی را برآورده می‌کنند. در ادامه به توضیح بخش‌های مختلف این سامانه پرداخته خواهد شد.
بخش‌های مختلف سامانه خدمات الکترونیکی:
بخش تسویه حساب:
بخش تسویه حساب در سامانه خدمات الکترونیکی این امکان را فراهم می‌کند تا همه مراحل تسویه حساب دانشجویان و استادان به صورت الکترونیکی انجام شود. در این سامانه کاربران می‌توانند در هر مرحله روند پیشرفت مراحل تسویه حساب خود را تا رسیدن به فارغ التحصیلی، اخذ مدرک و اتمام کار با دانشگاه به صورت الکترونیکی مشاهده و پیگیری کنند.
قابلیت‌های کلیدی تسویه حساب:
- مکانیزه شدن فرایند درخواست و پیگیری تسویه حساب
- امکان تسویه حساب به صورت غیرحضوری
- سرعت و دقت در انجام فرایند تسویه حساب
- سهولت در استفاده
- افزایش شفافیت و دقت در انجام فرایند تسویه حساب
- مشاهده روند پیشرفت تسویه حساب تا رسیدن به فارغ التحصیلی و اخذ مدرک
- درخواست گواهینامه موقت: در این مرحله، شما می‌توانید درخواست گواهینامه موقت را ثبت کنید. گواهینامه موقت یک سند رسمی است که نشان می‌دهد شما از تحصیل خود منصرف شده یا فارغ التحصیل شده‌اید. این گواهینامه می‌تواند برای اهداف مختلفی مانند انجام خدمت سربازی، ادامه تحصیل در دانشگاه‌های دیگر، اخذ مدارک حرفه‌ای و غیره مورد استفاده قرار گیرد.
- تعیین شرایط ارجاع خودکار درخواست تسویه دانشجو برای هر اداره
- تعیین قوانین ارجاع درخواست تسویه توسط مسؤول هر اداره به ادارات دیگر
- تعیین ادارات مقصد برای هر اداره (اداراتی که بعد از بررسی درخواست در این اداره باید به صورت خودکار به آنها ارجاع شود)
- درخواست تسویه و پیگیری آن توسط دانشجو به صورت الکترونیک
- توزیع خودکار درخواست تسویه بین ادارات
- قابلیت پرداخت الکترونیک بدهی‌ها توسط دانشجو
- مشاهده درخت کامل تسویه و وضعیت درخواست در هر اداره توسط دانشجو
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- تعریف عنوان‌های بدهی و بستانکاری و تخصیص هر کدام به ادارات مربوطه
- تعریف انواع تراز مالی و تخصیص عنوان‌های بدهی و بستانکاری‌های مربوط به آن
- قابلیت ثبت بدهی و بستانکاری‌های دانشجو در طول تحصیل توسط هر اداره
- قابلیت صدور صورت حساب تجمیع شده بدهی‌ها و بستانکاری‌های دانشجو
بخش امتحانات دانشجویی:
با توجه به استانداردهای آموزشی روز دنیا، امتحانات پایان ترم در واحد الکترونیکی به صورت حضوری برگزار می‌شود. در حال حاضر بیش از 40 حوزه امتحانی در سراسر کشور پذیرای دانشجویان واحد الکترونیکی است. دانشجویان می‌توانند با مراجعه به سامانه امتحانات دانشجویی در سامانه خدمات، نزدیکترین حوزه به محل سکونت خود را انتخاب و در امتحانات شرکت کنند.
برای استفاده از این سامانه، دانشجویان باید با نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوند و برنامه آزمون‌های خود را مشاهده کنند.
قابلیت‌های کلیدی سامانه امتحانات:
- اطلاع‌رسانی به دانشجویان و استادان در مورد برنامه آزمون‌ها
- ذخیره و بازیابی سوالات و اطلاعات آزمون توسط استادان
- اتصال به سامانه‌های آموزشی دیگر مانند سامانه آموزشیار و سامانه وادانا
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- ثبت و نمایش نمرات و بازخورد‌های آموزشی
- ایجاد گزارش‌های آماری و تحلیلی از عملکرد دانشجویان
- ارائه بازخورد و راهنمایی به دانشجویان در طول و پس از آزمون
- ثبت و پیگیری اعتراضات دانشجویان به نتایج آزمون
بخش درخواست وام دانشجویی:
بخش درخواست وام دانشجویی در سامانه خدمات الکترونیکی یک سامانه کاربر پسند، ساده و سریع است که باعث رهایی دانشجویان از مراحل پیچیده و زمان‌بر دریافت وام می‌شود. این وام‌ها به منظور کمک به تأمین هزینه‌های تحصیلی، مسکن، شهریه، ضروری و غیره دانشجویان در نظر گرفته شده‌اند.
قابلیت‌های کلیدی درخواست وام دانشجویی:
- درخواست وام دهنده با استفاده از احراز هویت و انتخاب واحد دانشجو در سامانه
- تکمیل کردن فرم کوتاه مدت یا میان مدت توسط دانشجو
- امکان ارسال مدارک لازم به صورت آنلاین و دریافت تأییدیه صلاحیت در سامانه و یا به صورت پیامکی
- امکان مشاهده جزئیات وام، مانده بدهی، تاریخ سررسید و نحوه پرداخت اقساط
- امکان ارتباط با پشتیبانی سامانه و دریافت پاسخ به سوالات و مشکلات
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- امکان مشاهده مبالغ، شرایط و نوع وام‌های موجود و انتخاب بهترین گزینه بر اساس نیاز و توانایی پرداخت
- امکان پیگیری وضعیت درخواست وام و مشاهده تاریخ واریز وام به حساب بانکی
بخش ویرایش اطلاعات فردی:
ویرایش اطلاعات فردی در سامانه خدمات دانشگاه آزاد واحد الکترونیکی یک عملیات است که به دانشجویان امکان می دهد تا اطلاعات شخصی و تحصیلی خود را در سامانه به‌روزرسانی کنند.
قابلیت‌های کلیدی ویرایش اطلاعات فردی:
- ویرایش تاریخ تولد، جنسیت، ملیت، مذهب، محل تولد، محل صدور شناسنامه، وضعیت تأهل، نام همسر، تعداد فرزندان، شماره تلفن ثابت، شماره تلفن همراه، پست الکترونیکی، آدرس محل سکونت، کد پستی، شغل، میزان درآمد، نام و نشانی محل کار، شماره تلفن محل کار، نام و نشانی محل تحصیل، شماره دانشجویی، رشته تحصیلی، مقطع تحصیلی، نوع پذیرش، سال ورود، سال فارغ التحصیلی، معدل کل، رتبه کنکور، نام استاد راهنما، عنوان پایان نامه، وضعیت تحصیلی، وضعیت انصراف، وضعیت تعلیق، وضعیت تسویه حساب، وضعیت بورسیه، وضعیت خدمت وظیفه عمومی، وضعیت سلامت، وضعیت معافیت، وضعیت شاهد و ایثارگر، وضعیت معلولیت، وضعیت بیمه، وضعیت خوابگاه، وضعیت وام، وضعیت کارت دانشجویی و غیره.
- ارسال مدارک مورد نیاز به صورت آنلاین به معاونت دانشجویی دانشگاه.
- دریافت تأییدیه به‌روزرسانی اطلاعات از طریق پیامک سامانه خدمات دانشجویی. تأییدیه بروزرسانی اطلاعات نشان دهنده این است که اطلاعات وارد شده توسط دانشجو با مدارک ارسالی مطابقت دارد و توسط مسؤولین دانشگاه تأیید شده است.
بخش صدور کارت دانشجویی:
صدور کارت دانشجویی در سامانه خدمات یک سیستم الکترونیکی است که به دانشجویان امکان دریافت کارت دانشجویی با مشخصات و عکس خود را می‌دهد. این کارت دانشجویی می‌تواند برای استفاده از خدمات و تسهیلات مختلف دانشگاهی و بین‌المللی مورد استفاده قرار گیرد.
قابلیت‌های کلیدی صدور کارت دانشجویی:
- امکان درخواست ارسال دریافت کارت دانشجویی از طریق سامانه خدمات دانشجویی دانشگاه و استفاده از آن در مواردی مانند ورود به کتابخانه الکترونیکی
بخش ایجاد پست الکترونیکی:
بخش ایجاد پست الکترونیکی این امکان را به دانشجویان می‌دهد تا با استفاده از شناسه و رمز عبور خود، یک پست الکترونیکی دانشگاهی با دامنه مربوط به دانشگاه برای خود ایجاد کنند.
قابلیت‌های کلیدی ایجاد پست الکترونیکی:
- پست الکترونیکی دانشگاهی از امنیت بالایی برخوردار بوده و تنها با شناسه و رمز عبور دانشجو قابل دسترسی است و از رمزنگاری SSL استفاده می‌کند. همچنین، دانشجو می‌تواند تنظیمات امنیتی خود را از طریق سامانه تغییر داده و در صورت فراموشی رمز عبور، از طریق پست الکترونیکی شخصی خود بازیابی کند.
- سازگاری با نرم افزارهای مختلف. پست الکترونیکی دانشگاهی با نرم افزارهای مختلفی مانند Outlook، Gmail، Yahoo، Thunderbird و غیره سازگار است و دانشجو می‌تواند از طریق آنها به پست الکترونیکی خود دسترسی پیدا کند. همچنین، از طریق تلفن همراه نیز می‌توان به پست الکترونیکی وارد شد.
- امکان دریافت پست الکترونیکی برای دانشجویان، استادان، کارمندان و محققین دانشگاه آزاد واحد الکترونیکی
- امکان استفاده از پست الکترونیکی دانشگاهی برای ارتباط با استادان، همکاران و سایر دانشگاه‌ها
- امکان استفاده از پست الکترونیکی دانشگاهی برای اپلای و دریافت ویزای دانشجویی
- امکان استفاده از فضای ذخیره‌سازی ۲ گیگابایتی برای ذخیره و اشتراک‌گذاری فایل‌ها
بخش نظرسنجی:
بخش نظرسنجی در سامانه خدمات یک سیستم الکترونیکی است که به دانشجویان امکان ارائه نظر و پیشنهاد در مورد کیفیت خدمات آموزشی، پژوهشی، فرهنگی، اداری و رفاهی دانشگاه را می‌دهد.
قابلیت‌های کلیدی درخواست نظرسنجی:
- امکان ثبت نام و ورود با شناسه دانشجویی و رمز عبور
- امکان انتخاب نوع نظرسنجی مورد نظر از بین موضوعات مختلف مانند نظرسنجی از خدمات آموزشی دانشکده، نظرسنجی از خدمات کتابخانه، نظرسنجی از خدمات رفاهی و …
- امکان مشاهده و پاسخ دادن به سوالات نظرسنجی با انواع گزینه‌های انتخابی، مقیاسی، باز و …
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- امکان ارسال نظر و پیشنهادهای آزاد در قسمت نظرات کلی
- امکان مشاهده و مقایسه نتایج نظرسنجی به صورت آماری و گرافیکی
- امکان دریافت گزارش نظرسنجی به صورت فایل PDF یا اکسل
- امکان ارسال بازخورد به دانشجویان در مورد اقدامات انجام شده بر اساس نظر و پیشنهادهای آنها
بخش معادل سازی دروس دانشگاهی:
بخش معادل سازی دروس دانشگاهی در سامانه خدمات یک سیستم الکترونیکی است که به دانشجویانی که قصد تغییر رشته، انتقال، انصراف یا ادامه تحصیل در رشته دیگری را دارند، امکان حذف واحدهای درسی مشترک با رشته قبلی خود را می‌دهد.
قابلیت‌های کلیدی معادل سازی دروس دانشگاهی:
- امکان ثبت دروس گذرانده با دروس معادل آن در سامانه و بررسی آن توسط دانشکده
- امکان مشاهده نتایج معادل سازی دروس توسط دانشجو
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- امکان دریافت گواهی معادل سازی دروس و ثبت آن در کارنامه دانشجو
- امکان ارسال ریزنمرات تأیید شده از دانشگاه یا موسسه آموزش عالی قبلی
بخش گواهی اشتغال به تحصیل دانشجویان:
بخش گواهی اشتغال به تحصیل در سامانه خدمات این امکان را به دانشجویان می‌دهد تا بدون مراجعه حضوری به دانشگاه، گواهی اشتغال به تحصیل خود را دریافت کنند.
قابلیت‌های کلیدی گواهی اشتغال به تحصیل دانشجویان:
- سرعت و سهولت. دانشجویان می‌توانند با وارد کردن شماره دانشجویی و رمز عبور خود، درخواست گواهی اشتغال به تحصیل را ثبت و پس از تأیید درخواست، گواهی خود را به صورت حضوری دریافت کنند.
قابليت‌های تکميلی سامانه طبق درخواست و اعلام نیاز دانشگاه:
- امنیت و قابل اعتماد بودن. گواهی اشتغال به تحصیل دانشجویان دارای کد رهگیری و بارکد است که قابلیت اعتبارسنجی و استعلام آنلاین را دارد. این کد رهگیری و بارکد بر روی گواهی چاپ می شود و با استفاده از آن می توان از صحت گواهی اطمینان حاصل کرد.
سامانه امور پژوهشی دانشجویان:
سامانه امور پژوهشی دانشجویان یک سیستم الکترونیکی است که همه فرایندهای علمی و پژوهشی مربوط به دانشجویان را در یک محیط وب مدیریت می کند.
قابلیت‌های کلیدی سامانه امور پژوهشی دانشجویان:
- تاییدیه و بارگذاری رساله دانشجو توسط سامانه پژوهشیار
- هماهنگی زمان و مکان جلسه دفاع با آموزش دانشکده و هیئت داوران
- برگزاری جلسات دفاع آزمایشی آنلاین
- مهلت چهار ماهه دانشکده و زمانبندی جلسه دفاع توسط دانشجو با توجه به تاییدیه آن توسط استاد و داوران
- امکان برگزاری دفاع‌های آنلاین
- ثبت نمره دفاع دانشجو توسط آموزش دانشکده در سامانه و تایید نهایی توسط استاد راهنما، مشاور و داوران
- این سامانه‌ها از نظر امنیتی حساسیت دارند و اطلاعات فردی و تحصیلی دانشجوان را محافظت می‌کنند. دسترسی به بخش‌های مختلف ممکن است بر اساس نقش و مسؤولیت دانشجوان محدود شود.
سامانه مدیریت یادگیری-کلاس آنلاین دانشجویی:
سامانه مدیریت یادگیری-کلاس آنلاین دانشجویی یک سیستم الکترونیکی است که به دانشجویان و استادان امکان ارائه و دریافت محتوای آموزشی، برگزاری کلاس‌ها و آزمون‌ها، ارتباط با یکدیگر و پیگیری پیشرفت یادگیری را می‌دهد. این سیستم می‌تواند به صورت همزمان (سنکرون) یا غیرهمزمان (آسنکرون) کار کند.
ورودی‌های سامانه خدمات دانشجویی:
- تسویه حساب به صورت غیرحضوری
- بارگذاری سوالات امتحان توسط استادان
- درخواست وام دانشجویی
- ویرایش اطلاعات فردی
- صدور کارت دانشجویی
- ایجاد پست الکترونیکی
- درخواست نظرسنجی
- معادل سازی دروس دانشگاهی
- گواهی اشتغال به تحصیل
- اطلاع رسانی برنامه امتحانات به استادان و دانشجویان
خروجی‌های سامانه خدمات دانشجویی:
- سرعت و دقت در انجام فرآیند تسویه حساب
- مشاهده جزئیات وام، مانده بدهی، تاریخ سررسید و نحوه پرداخت اقساط
- امکان استفاده پست الکترونیکی از فضای ذخیره‌سازی ۲ گیگابایتی برای ذخیره و اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- امنیت بالای پست الکترونیکی دانشگاهی
- ارسال نظر و پیشنهادها در قسمت نظرات کلی
- کارت ورود به جلسه امتحان
- سوالات آزمون