مجموعه قوانین عمومی در واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد اسلامی به شرح زیر است:

1. روزهای کاری در هفته از شنبه تا چهارشنبه است.

2. زمان شروع و خاتمه کار از ساعت 7:30 الی 14:50 خواهد بود.

3. غیر از همکاران حفاظت فیزیکی، ساعات حضور همه کارکنانی که در روزهای تعطیل (پنجشنبه، جمعه و روزهای تعطیل رسمی) بدون اخذ مجوز ثبت می شود، حضور غیرمجاز تلقی و قابل محاسبه نخواهد بود. مجوزهای لازم برای حضور کارکنان حداکثر به صورت ماهانه صادر خواهد شد.

4. مهلت ثبت درخواست های اداری (مرخصی، ماموریت و...) در سامانه تردد حداکثر 2 روز بعد از استفاده است و بعد از گذشت مهلت تعیین شده، امکان ثبت هیچ درخواستی میسر نخواهد بود.

5. همکاران به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنند که قبل از ساعت 6:30 در واحد حضور نداشته باشند.

6. همه کارکنان برای هرگونه ورود و خروج (مرخصی، ماموریت داخل شهر و ...) موظف به ثبت چهره هستند.

7. -چنانچه همکار ساعتی در طول یک ماه بیش از 12 بار تاخیر در ورود، تعجیل در خروج و خروج بدون اخذ مجوز در طول ساعات اداری داشته باشد، ضمن کسر مبلغ مربوطه از پرداختی به وی، در مرحله اول تذکر بدون درج پرونده و در مرتبه دوم تذکر کتبی با درج در پرونده به وی داده می شود. در صورتی که این موضوع در 3 ماه متوالی یا 5 ماه متناوب در طول قرارداد تکرار شود، دانشگاه مخیر است 25 درصد ازحقوق و مزایای مستمر همکار ساعتی را در اولین ماه به نفع خود کسر کند و موضوع ادامه همکاری با وی را بررسی و تصمیم مقتضی را اتخاذ نماید. چنانچه همکار ساعتی بیش از 3 روز غیبت غیر موجه متوالی یا 5 روز غیرمتوالی در یک ماه داشته باشد، دانشگاه می تواند این قرارداد را به صورت یک طرفه فسخ کند. در تشخیص غیر موجه بودن غیبت همکار ساعتی، نظر کمیته منابع انسانی دانشگاه ملاک عمل خواهد بود.

8. حداکثر مرخصی قابل ذخیره 120 روز و مرخصی مجاز برای محاسبه در تسویه حساب پایان خدمت 90 روز است.

9. میزان مرخصی استعلاجی با ارائه گواهی پزشکی حداکثر 3 روز در ماه است. بیشتر از آن جهت دریافت حقوق و مزایا نیاز به مراجعه به سازمان تامین اجتماعی خواهد بود. لازم به ذکر است بارگذاری دستور پزشک در سامانه تردد و ارسال اصل گواهی به اداره کارگزینی کارکنان الزامی است.

10. کارکنان باید نسبت به تکمیل پرونده الکترونیکی (فایل اکسل اطلاعات و بارگذاری مستندات) خود در پوشه اسکن مدارک اقدام کنند. اهم مدارک مورد نیاز از قبیل: شناسنامه و کارت ملی کارمند، همسر و فرزندان در صورت تاهل، کارت پایان خدمت، مدارک تحصیلی، عدم سوء پیشینه، سوابق بیمه (کلیه سوابق و تلفیقی) و...

11. امکان استفاده از حداکثر هفت روز مرخصی برای ازدواج، تولد فرزند و یا فوت بستگان درجه یک (پدر، مادر، همسر، خواهر، برادر و فرزندان) با ارائه مستندات میسر خواهد بود (استفاده از این مرخصی از روز اتفاق به مدت یکماه امکان پذیر بوده و قابل ذخیره سازی نیست).

12. ماموریت روزانه، وظیفه موقتی است که در خارج از محل اصلی خدمت به منظور انجام کار واحد، طی ابلاغ کتبی انجام می‌شود و محل انجام آن حداقل 80 کیلومتر از شهر محل خدمت فاصله دارد. ماموریت روزانه کارکنان، پس از اتمام ماموریت و ارائه گزارش ماموریت توسط اداره کارگزینی کارکنان در سامانه ثبت می‌شود.

13. حداکثر مدت مجاز برای استفاده از مرخصی ساعتی در یک روز چهار ساعت بوده و بیش از آن مرخصی روزانه محسوب خواهد شد.

14. کارکنان موظف به ثبت ورود و خروج در همه ساختمان‌های واحد هستند.

15. برای ثبت فرم ماموریت، درج موضوع و محل ماموریت الزامیست.

16. فرم مربوط به مرخصی استحقاقی روزانه پس از تایید جانشین برای تایید مدیر مربوطه ارسال خواهد شد.

17. ساعت مجاز انجام اضافه کار در روزهای اداری تا ساعت 18 است. در صورت لزوم حضور افراد، انجام اضافه کار حداکثر تا ساعت 20، منوط به اخذ مجوز داخلی از مدیر مربوطه خواهد بود.

18. چنانچه هر یک از کارکنان (غیر از همکاران حفاظت فیزیکی) بنا به ضرورت، موظف به حضور در روزهای تعطیل شوند، لازم است نسبت به اخذ مجوز قبلی از مدیر و معاونت مربوطه و تأیید معاونت توسعه و مدیریت منابع اقدام کنند. لازم به ذکر است حضور در روزهای تعطیل در فاصله زمانی 7:30 الی 15 مجاز بوده و حضور قبل یا بعد از ساعت مذکور ممنوع و به عنوان ساعت کارکرد و اضافه کار محاسبه نخواهد شد.

19. اضافه کار مجاز ماهانه کارکنان دانشگاه (به غیر از کارکنان حوزه حفاظت) 120 ساعت و برای مدیران کل و بالاتر، 60 ساعت است.

20. اضافه کار با مجوز (روزهای عادی بعد از ساعت 18 و تمام ساعات روزهای غیر اداری) حداکثر ماهانه تا سقف 50 ساعت مورد تایید است. مدیران محترم باید فعالیت‌های کارکنان زیرمجموعه را به گونه‌ای تنظیم کنند که امور محوله در ساعات مجاز اداری به اتمام برسد.

21. کارکنان گرامی در نظر داشته باشند مجموعه ای از آموزش های اولیه در قالب ویدیو در خصوص استفاده از سامانه‌ها و اتوماسیون آیکن و... در دسترسی ویندوز پس از وارد شدن با نام کاربری شخصی خود قابل مشاهده است.

22. مرخصی بدون حقوق برای کارکنان رسمی و قرارداد کارمعین: این مرخصی برای کارکنان قرارداد کارمعین حداکثر به مدت سه ماه و برای کارکنان رسمی حداکثر 3 سال است. کارمند متقاضی نباید دارای ذخیره مرخصی استحقاقی باشد و حداقل یک ماه قبل درخواست خود را به مبادی ذی ربط ارائه کند. دارا بودن شرایط خاص و لزوم استفاده از مرخصی بدون حقوق باید توسط کمیته منابع انسانی واحد محرز شود. در زمان صدور مجوز مرخصی بدون حقوق به نحوی برنامه‌ریزی شود تا در امور جاری واحد خللی ایجاد نگردد. در زمان مرخصی بدون حقوق باید تعهدات لازم در خصوص پرداخت اقساط وام‌های دریافتی در طول مرخصی از کارمند متقاضی اخذ شود. واحد دانشگاهی تعهدی در حفظ پست سازمانی ذینفع نخواهد داشت.

23. امکان ثبت مرخصی تشویقی و دورکاری در ساعات اداری، مطابق با شرایط و مجوزهای صادره از سوی سازمان مرکزی بوده و هرگونه درخواست در این خصوص منوط به رعایت ضوابط ابلاغی و مجوز سازمان مرکزی است. لذا از همکاران محترم تقاضا می‌شود قبل از ارایه درخواست نسبت به انجام هماهنگی با کارگزینی واحد اقدام مقتضی به انجام برسد.

24. حل و فصل اختلافات: در صورت بروز هرگونه اختلاف غیر از مواردی که واحد طبق مفاد قرارداد مختار به اتخاذ تصمیم می باشد، موضوع ابتدا از طریق مذاکره بین طرفین پیگیری می‌شود. در صورت عدم حصول توافق، مرجع رسیدگی، مرکز امور حقوقی و صیانت از دارایی‌های دانشگاه آزاد اسلامی خواهد بود که رأی صادره آن لازم‌الاجرا بوده و حق اعتراض از طرفین سلب می‌گردد. عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود. در این مدت، طرفین موظف به اجرای کامل تعهدات خود می‌باشند.

25. تغییر در اطلاعات طرف قرارداد: هرگونه تغییر در اطلاعات طرف قرارداد از جمله نشانی، شماره تماس، و سایر اطلاعات ارتباطی، باید حداکثر ظرف مدت یک هفته به‌صورت کتبی به اداره کارگزینی کارکنان اطلاع داده شود. در غیر این صورت، مسئولیت هرگونه مشکل در ارتباط و پیامدهای ناشی از آن بر عهده شخص خواهد بود.